Lektion 2: Wissen wohin Sie rudern – Die zweite Dimension

"OHHHHHHHHHH NEIIIINNN!!!"

"Jetzt kommen die mir hier mit einer Tagesordnung!!!! OH NEIN! Aber, ich weiß das doch schon alles?"

Ist das so? Dann brauchen Sie das nachfolgende Video über die Agenda ja eigentlich nicht mehr anschauen, oder?

😉

Das wichtigste auf einen Blick:

Es ist notwendig, die Tagesordnung gut strukturiert zu erstellen und Themen zu priorisieren. Schreiben Sie die Themen, die diskutiert werden müssen, immer an den Anfang, zum Schluss kommen die Themen, über die informiert wird.
Sortieren Sie im Vorfeld sorgfältig, welche Themen auf die Tagesordnung aufgenommen werden und welche nicht.
Alle Themen müssen dabei mit dem WARUM der Sitzung konform gehen.

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Best Practice Tipps:

Erstellen Sie eine Vorlage für Ihre Tagesordnungen, die Sie für alle Meetings nutzen.
Wenn Sie die Vorlage der Tagesordnung bereits sinnvoll gliedern, können Sie aus der Tagesordnung anschließend einfach das Protokoll erstellen.

Jetzt ist ja auch oft die Frage: Wie können wir denn überhaupt Themen priorisieren, damit eben nicht alles alles alles auf der Tagesordnung landet. Eine Methode, die schnell erklärt und super bewährt ist (das reimt sich sogar) ist die Eisenhowermatrix.

Aufgaben Sortieren - mit der Eisenhowermatrix

Haben Sie schon einmal mit der Eisenhower-Matrix gearbeitet? Ich bin ein großer Fan, denn die Methode ist super hilfreich, um alle Themen für eine Teamsitzung im Voraus zu bewerten und zu gewichten. Sie ermöglicht es der Leitung oder dem gesamten Team, eine Priorisierung vorzunehmen und nur die wirklich entscheidenden Themen auf die Tagesordnung zu setzen. Und das Tolle: die Matrix eignet sich nicht nur zur Erstellung von Tagesordnungen. Nein, Nein! Sondern zum sinnvollen Sortieren aller Ihrer Aufgaben!

Das wichtigste auf einen Blick:

Die Eisenhower-Matrix bietet eine hilfreiche Methode, um alle Themen für ein Meeting im Voraus zu bewerten und zu gewichten, um die wirklich entscheidenden Themen auf die Tagesordnung zu setzen.
Durch die Kategorisierung der Themen in dringend und wichtig, wichtig aber nicht dringend, dringend aber nicht wichtig sowie weder dringend noch wichtig können Prioritäten gesetzt und die Tagesordnung strukturiert werden.
Themen, die weder dringend noch wichtig sind, sollten möglicherweise aus dem Meeting entfernt werden, um den Fokus und die Effizienz zu verbessern.
Die Anwendung der Eisenhower-Matrix ermöglicht eine klare Priorisierung und eine gezielte Auswahl der Themen für die Tagesordnung, was zu effektiven und zielgerichteten Teammeetings führt.

Best Practice Tipps:

Die Eisenhowermatrix eignet sich auch hervorragend, um auf das nächste Meeting gemeinsam vorbereitet zu sein

Platzieren Sie die Matrix mit den vier Quadranten irgendwo, wo Sie alle sehen können und häufiger dran vorbeikommen.
Schreiben Sie das WARUM der jeweiligen Sitzung über die Matrix und lassen und nehmen Sie neue Themen in Form von Post-ins oder Magneten auf. - direkt einsortiert in die vier Quadranten.
So haben Sie die Möglichkeit auch zwischen zwei Meetings im Alltag Dinge zu sortieren.

Zusammenfassung des Kapitels:

Die Erstellung einer vernünftigen Tagesordnung ist kein Hexenwerk, sondern erfordert eine bewusste Planung und Organisation. Nutzen Sie die Erkenntnisse aus dieser Lektion, um Ihre Tagesordnungen zu optimieren und die Effektivität Ihrer Teammeetings zu steigern.
Nutzen Sie die Eisenhowermatrix, um gemeinsam im Team Aufgaben zu sortieren und terminieren.

INCQ - METHODENBOX

Als besonderes Geschenk habe ich Ihnen in die Materialien noch eine Vorlage für eine Tagesordnung und eine Eisenhowermatrix gepackt. Viel Spaß beim Ausprobieren!

Hier finden Sie eine Vorlage zu einer Tagesordnung, die sich auch direkt als nutzen lässt. Passen Sie die Vorlage einfach nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen weiter an. Denken Sie jedoch daran, dass gerne das Festhalten der Maßnahmen (Wer, was, bis wann) für eine Tagesordnung bzw. das Protokoll von zentraler Bedeutung ist.

2.2_Tagesordnung_Protokoll (als Word)

2.2_Tagesordnung_Protokoll (als PDF)